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Documentos urgentes: primeras 48 horas
Tras un fallecimiento, la cantidad de documentos que hay que reunir y gestionar puede resultar abrumadora. Esta guía organiza toda la documentación necesaria por orden cronológico, para que sepas exactamente qué necesitas en cada momento y dónde conseguirlo. En la mayoría de los casos, la funeraria se encarga de los documentos más urgentes.
Certificado médico de defunción
Es el primer documento que se obtiene y el que hace posible todos los demás trámites. Lo firma el médico que certifica la muerte e incluye la causa del fallecimiento, fecha y hora. Sin este documento no puede iniciarse ningún otro trámite. La funeraria lo recoge y lo usa para la inscripción en el Registro Civil.
DNI o pasaporte del fallecido
El documento de identidad del fallecido es imprescindible para la inscripción en el Registro Civil y para la mayoría de gestiones posteriores. Localízalo cuanto antes. Si no aparece, puede solicitarse un certificado de empadronamiento u otro documento acreditativo en tanto se resuelve.
Libro de familia
Necesario para acreditar el vínculo familiar en la inscripción del Registro Civil y en los trámites de Seguridad Social y herencia. Si el fallecido estaba casado o tenía hijos, localiza el libro de familia original. Si se ha extraviado, puede solicitarse una copia en el Registro Civil.
Certificado de defunción del Registro Civil
Es distinto al certificado médico. Lo expide el Registro Civil una vez inscrito el fallecimiento y acredita oficialmente la defunción a efectos legales y administrativos. Es el documento que pedirán bancos, Seguridad Social, notarías y la mayoría de instituciones. Solicita varias copias desde el principio, ya que las necesitarás en múltiples trámites.
Documentos de la primera semana
Una vez resueltos los trámites del funeral, hay que reunir una serie de documentos adicionales para gestionar las prestaciones de la Seguridad Social, el banco y el inicio de la herencia.
Certificado de empadronamiento del fallecido
Acredita el municipio de residencia del fallecido. Lo solicita el familiar en el ayuntamiento del municipio donde vivía el fallecido, presentando el DNI propio y el certificado de defunción. Es necesario para algunos trámites de Seguridad Social y para la liquidación del impuesto de sucesiones en la Región de Murcia.
Certificado de últimas voluntades
Informa sobre si el fallecido otorgó testamento y ante qué notario. Se solicita en el Ministerio de Justicia —presencialmente, por correo o por sede electrónica— a partir de los 15 días hábiles desde la inscripción del fallecimiento. Es imprescindible para iniciar la herencia. Se necesita el certificado de defunción del Registro Civil y el modelo oficial 790.
Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento
Se solicita junto con el certificado de últimas voluntades, con la misma documentación y mismo plazo. Acredita si el fallecido tenía contratado algún seguro de vida o accidentes. Si existe, hay que contactar con la aseguradora para reclamar la prestación correspondiente.
Documentos para gestionar la herencia
La gestión de la herencia requiere reunir bastante documentación, tanto del fallecido como de los herederos. Cuanto antes empieces a recopilarla, más fácil será cumplir el plazo de seis meses para la liquidación del impuesto de sucesiones en la Región de Murcia.
Testamento (si existe)
Una vez conocido el notario ante quien se otorgó el testamento, puedes solicitar una copia autorizada presentando el certificado de defunción y el de últimas voluntades. Si no hay testamento, habrá que tramitar una declaración de herederos ante notario, un proceso más largo que requiere la presencia de los herederos y de dos testigos.
Documentación de los bienes del fallecido
Para inventariar la herencia necesitarás: escrituras de propiedades inmuebles, certificados de saldos bancarios a fecha de fallecimiento, ficha técnica y permiso de circulación de vehículos, escrituras de participaciones en empresas si las hubiera, y cualquier otro documento que acredite bienes o derechos a nombre del fallecido.
DNI de todos los herederos
Todos los herederos deben aportar su documento de identidad vigente para la firma de la escritura de herencia ante notario y para la liquidación del impuesto de sucesiones.
Documentos para trámites de Seguridad Social
Para comunicar el fallecimiento a la Seguridad Social y solicitar las prestaciones a las que tengas derecho —pensión de viudedad, orfandad u otras—, necesitarás presentar la siguiente documentación en cualquier oficina del INSS o a través de su sede electrónica:
- Certificado de defunción del Registro Civil
- DNI o NIE del solicitante
- Libro de familia o certificado de matrimonio o nacimiento según el caso
- Número de afiliación a la Seguridad Social del fallecido (figura en la tarjeta sanitaria o en cualquier documento del INSS)
- Certificado de empadronamiento del fallecido
- Número de cuenta bancaria del solicitante para el abono de la prestación
Cuántas copias necesitas y de qué
El certificado de defunción del Registro Civil es el documento que más veces tendrás que presentar. Solicita al menos seis copias desde el primer momento: una para el banco, una para la Seguridad Social, una para el notario, una para la Agencia Tributaria, una para las compañías de seguros y una de reserva. Evitarás tener que solicitarlo repetidamente en las semanas siguientes.
Algunas instituciones admiten fotocopias compulsadas, pero otras exigen el documento original. Nunca entregues el único ejemplar que tengas de un documento sin asegurarte antes de que puedes obtener una copia. El libro de familia original, en particular, debe conservarse con especial cuidado.
El certificado de últimas voluntades y el de contratos de seguros pueden solicitarse online a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia si dispones de certificado digital o cl@ve. El plazo de respuesta suele ser de pocos días hábiles.
Preguntas frecuentes sobre documentación tras un fallecimiento
El certificado de defunción del Registro Civil se solicita en el Registro Civil del municipio donde se produjo el fallecimiento. También puede solicitarse online a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Las funerarias tramitan habitualmente la inscripción y pueden obtener las primeras copias del certificado como parte del servicio contratado.
Si el certificado de últimas voluntades indica que existe testamento pero no sabes dónde está el original, el notario ante quien se otorgó puede expedir una copia autorizada. Si el certificado indica que no hay testamento, habrá que tramitar una declaración de herederos notarial con los herederos legales según el orden sucesorio establecido por el Código Civil.
Muchos trámites pueden realizarse por sede electrónica si dispones de certificado digital o cl@ve. El certificado de defunción, el de últimas voluntades y el de contratos de seguros pueden solicitarse online. Los trámites notariales y algunos de la Seguridad Social pueden requerir presencia física, aunque en muchos casos es posible actuar mediante representante con poder notarial.
Sí. El DNI del fallecido debe entregarse en cualquier comisaría de Policía Nacional o en la oficina de documentación correspondiente. Es un trámite sencillo y no tiene plazo legal estricto, pero conviene hacerlo una vez resueltos los trámites más urgentes para evitar posibles usos fraudulentos del documento.
El certificado de últimas voluntades no puede solicitarse hasta que hayan transcurrido 15 días hábiles desde la inscripción del fallecimiento en el Registro Civil. Una vez presentada la solicitud, el plazo de respuesta del Ministerio de Justicia suele ser de entre 3 y 10 días hábiles, dependiendo del canal utilizado y la carga de trabajo del registro.
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